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ERP系统各部门的工作职责、操作内容和要求



点击次数:281       更新时间:2022-01-19


一、采购管理系统:


1、供应部采购总监


1)在采购后台供应商、采购数量、采购单价、批号、录入的产品号等信息中,审核、监督、控制采购菜单中固定提前期、变更提前期、安全库存、补货点、经济批次的录入。

2)审核采购员在系统中输入的文件。(采购订单)


2.供应部采购办事员


1)录入供应商信息,确保信息的准确性和完整性,及时更新和维护新的供应商信息数据。

2)采购订单录入,所有字段都要填写,注意填写采购单价、采购数量、税种、税率、预发货日期信息。

3)输入采购变更单时,所有字段都要填写。注意填写采购订单类型、采购订单编号和预发货日期。

4)输入采购订单,所有字段都要填写。采购数量和批号是重要信息,采购订单要核对。

5)输入退货单,所有字段都要填写,退货数量和批号是重要信息,检查采购订单和采购订单。

6)采购发票录入,注意录入来源单据类型、来源单据号、税种、税率、发票类型、数量、单价。

7)包装材料和硬件备件的新产品编号。注意产品名称、产品编号、单位、核算类别、批号的管理,填写主仓库、产品编号的属性。

8)供应部管辖仓库的文件应取消审核,并及时与库管员沟通,确认数据的准确性。

9)在物料编号信息的采购菜单中输入、更新和检查固定提前期、变更提前期、安全库存、补货点和经济批次。


二、销售管理体系:


1.销售部销售总监


1)录入交易对象(包括名称的制定和编码原则)确保信息的准确性,及时更新维护。

2)输入客户信息和客户编码原则,保证信息的准确性和完整性,及时更新和维护数据。

3)输入销售系统的支付条款和信用控制参数,确保信息的准确性和完整性。经销售部领导审核后,及时更新和维护数据。

4)录入销售预测,注意预测数的录入,保证销售预测的基本准确性和及时性。

5)审核售楼处系统录入的单据(销售订单、对账销售订单、销售单)。


2.销售部销售助理


1)对于客户订单输入,应填写所有字段。注意填写客户编号、订单名称、产品编号、数量和价格。

2)输入客户订单变更单时,应填写所有字段。注意填写客户编号、订单类型、订单编号、产品名称、产品编号、数量、价格和变更原因。

3)销售退费单的输入应填写所有字段,注意更改客户号、来源清单号、产品名称、产品编号、数量、价格、批号的填写。

4)输入库存交易订单,保证销售的正常回款。注意存货交易的其他分录,不要混淆,随意输入。


三.库存管理系统:


1.主要原材料库管员、辅助原材料库管员、包装材料库管员、五金零配件库管员


1)审核采购订单和退货订单。(采购管理子系统)在收货验收下做收货审核。审核时核对数量,根据实收金额进行修正,审核自己在不同仓库的物料。审核退货单时,核对数量,根据实收数量进行修正和审核。

2)领料单的审核。(工作/分包)

在工作单/分包子系统中找到您仓库的领料单。物料根据批号发放,批号可以修改。实行先进先出原则。审批单据时要注意年月,拣货日期不能小于开票日期。

3)材料退货清单的审核。(工作/分包)

在工单/委外子系统中找到你仓库的退货单,根据批号退货。审批单据时,注意退货日期不能晚于工单的完成日期。

4)接收文件的审查。

在流程管理子系统中找到自己仓库的入库单,根据批号收货,修改批号。审核单据时要注意年月,收款日期不能小于开票日期。

5)审核调拨单,审核时注意看清调拨仓库。


2、半成品库管员、成品库管员


1)领料单的审核。(工作/分包)

在工作单/分包子系统中找到您仓库的领料单。物料根据批号发放,批号可以修改。实行先进先出原则。审批单据时要注意年月,拣货日期不能小于开票日期。

2)物料退货清单的审核。(工作/分包)

在工单/分包子系统中找到你仓库的退货单,根据批次号退货。审批单据时,注意退货日期不能晚于工单的完成日期。

3)回执文件的审核。

在流程管理子系统中找到自己仓库的入库单,根据批号收货,修改批号。审核单据时要注意年月,收款日期不能小于开票日期。

4)审核调拨单,审核时注意看清调拨仓库。

5)销售单和退款单的审核。

在销售管理子系统中查找销售单审计。审核时,核对数量,根据实际数量进行修订和审核。批准日期不能晚于订单日期。

审核退货单时,核对数量,根据实收数量进行修订审核。批准日期不能晚于订单日期。

6)请注意,开箱调整单审核时,数量合计、金额合计为零。


四.质量管理体系:


1、质检主管


1)监督和审核供应商物料的质量控制类别、检验项目、产品编号检验项目、特殊检验方法等基础信息的及时录入和更新。


2.质量控制档案员


1)输入质量控制类别、检验项目和产品编号检验项目,确保信息的准确性和完整性。经质量控制主管审核后,及时更新和维护数据。

2)录入并审核进货检验单、交接检验单、退货检验单,确保录入及时准确。

3)输入库存交易订单,确保技术和行政部门能够正常接收。注意存货交易的其他分录,不要混淆,随意输入。

4)成品在生产仓库检验时,质检部门可以先放行自制成品,方便在生产仓库软件中进行下一步操作(与生产、质检、财务沟通,仅对自制产品执行此政策)。


动词 (verb的缩写)产品结构体系:


1.材料控制主管(PMC)


1)输入每月与小物料相关的出库和入库数据。

2)进入2)BOM清单,所有字段都要填写,注意成分用量、基数、生效日期的填写。

3)录入3)BOM变更单时,所有字段都要填写,注意填写成分用量、底数、生效日期。

4)及时录入和更新4)BOM,确保数据准确。


2.材料控制器


1)涉及配料间的领料审核。注意请购数量是否与实际发货数量一致,请购仓库是否与实际仓库一致,批号选择和审核日期是否正确。注:申请日期不能早于开票日期。

2)涉及配料间退料单的审核。注意退货数量是否与实际退货数量一致,退货仓库是否与实际仓库一致,退货批号和审核日期的选择是否正确。注意:退货日期不能晚于工作单的完成日期。

3)录入并审核调拨单,注意调拨仓库、数量、审核日期是否正确。


不及物动词生产管理系统:


1、生产调度主管


1)制定生产调度计划,严格要求车间按照生产调度安排生产,保证工单的稳定性和准确性。

2)检查和监督工单、领料单和入库的准确性和及时性。并协调录入文档时可以解决的问题。


2.生产办事员


1)工单的录入、审核和指定完成。注意工单、预计产量、预计开工日期、需求数量、批次号、排产号的录入,审批日期不能小于开工日期。工作单完成后,及时说明完成情况。

2)工单变更单的录入和审批。变更工作单时,工作单变更日期应介于收货日期和工作单日期之间(即工作单变更日期与工作单日期相同)。

3)工单实际生产后,必须及时指定完成。而且要求指定当月内完成(进行中的工作除外)。

4)如果当月不需要复现工单,则必须在当月内及时完成工单,并标注“不再生产”。

5)工单完成后,需要做回切的工单,需要及时做回切。内容的入库日期应在包装工作单的领料日期之前。包装工作单的领料日期应在工作单的收货日期和工作单的日期之间(即领料日期与工作单的日期一致)。

6)对于领料单和退货单的录入,工单管理员应确保所有相关的领料(退货)单都可以在下一步操作前进行审核。不允许有未经审批的领(退)单,这样就可以进行流程、生产,尤其是入库操作。注意批号的选择,批号一定不能混用和退货。

7)领料单的领料日期必须小于产成品的实际入库日期(特别要注意工单完工前的补货单),每个仓库审核单的日期必须改为实际审核日期。(领料日期必须介于工作单的实际开始日期和实际入库日期之间。)工单完成后,工单变更单不能随意修改。如有必要,工作单变更单的日期必须介于工作单文档日期和工作单完成日期之间。

8)领料单全面审核后,要求及时制作工艺并投入生产,便于后续工作报告及时录入。

9)同一产品号、不同批次的产品,在制作请购单、退货单时,数量必须与请购单、退货单一致。

10)录入并审核工艺和生产订单,注意审核日期与文件的一致性。

11)输入联合产品,及时准确地输入联合产品的分辨率。注意每月与财务部核对,以便及时更新。

12)入库单的录入,注意入库单的录入地点、工单、订单号、数量、批号、生产日期的填写。成品入库时,如果实际数量与装箱工单的数量不匹配,则需要工单的变更单,使实际入库数量与预计产出数量一致。保存后,重新计算单身时。如果原工单中不需要的原材料在计算单时自动带出,则需要删除原材料行。

13)回切工单当月所有成品不能入库,跨月也不能回切,但当月入库的回切材料一样多。

14)工单审批通过,生成领料单后,对于实际不需要领料的物料,需要及时更改工单,将数量更改为0。

15)月末审批单据,除再制造产品外,要求工单、工单变更单、领料单、退料单、入库单中没有未审批的单据。

16)检查和监督生产系统文件,确保生产系统文件的准确性。


七.设备管理系统:


1.设备文件操作员


1)设备类型、设备型号、设备信息的基本输入和审核。

2)编写与设备模块相关的设备类型和型号代码文件。

3)及时维护设备变更。


八.财务管理系统:


1.应收账款和应付账款会计


1)审核销售发票和采购发票,录入和审核收据、预收款和退款。

2)月末应收应付账款月报表。

3)会计凭证的录入。


2.总账会计


1)录入会计科目,及时更新修改数据,注意账号、户名、科目类别、会计项目、科目的录入。

2)会计凭证的及时审核和过账。

3)相关自定义报表账户的设置。


3.固定资产会计


1)输入并审核资产类别、资产信息和资产折旧。

2)审核原材料采购相关文件的库存。

3)工程和设备采购相关文件的审核。

4)暂估录入系统中的录入和审批,注意审批日期与单据的一致性。


4.费用会计


1)及时录入相关会计凭证。

2)相关自定义报表账户的设置。


5.成本会计


1)月末结账


6.出纳员


1)涉及银行存款的会计凭证的签署和撤销。


九.信息管理部:系统管理员


1)系统设置模块维护。输入用户信息、用户权限和组信息,确保信息的准确性和完整性。经微机中心领导审核后,及时更新和维护数据。(所有使用ERP的部门提供完整的用户信息,由经理室审核确认。)

2)录入公司信息、工厂信息、仓库信息、工作中心、部门信息、岗位类别、币种汇率、交易对象分类、假期表、员工姓名等,确保信息准确完整。经领导审核后,及时更新和维护数据。(所有使用ERP的部门提供完整的信息,由经理室审核确认。)

3)设置各子系统的文档属性,保证信息的准确性和完整性。经领导审核后,及时更新和维护数据。(所有使用ERP的部门提供完整的文件要求信息,由经理办公室审核确认。)

4)及时解决系统各模块日常系统录入中遇到的系统问题,确保系统正常使用。

5)ERP数据库服务器和应用服务器的日常维护和数据备份,保证ERP系统的正常运行。

6)对ERP客户端进行IP管理和日常维护,保证ERP用户的正常使用。

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