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如何加强ERP环境下的财务薪资监督职能?



点击次数:96       更新时间:2020-01-10


  (一)精细管理,紧抓事前控制

  1、完善配套规章制度

  应按照总部内部控制手册的有关要求,结合企业实际及内部控制执行情况,对各项规章制度进行梳理,使内控执行和ERP操作结合更加紧密。在成本控制方面,为规范油品成本以及损溢等处理,需要针对物料在移库和销售过程中出现的密度转换以及物料升降级的业务制定相对应的操作办法、规章制度。对开启了负库存的逻辑计价工厂,规范负库存的开启、使用,防范库存成本风险。

  2、规范ERP岗位权限分配

  目前erp系统权限申请往往是在岗位变动时要求增加权限,没有减少权限,这样最终导致岗位权限过大,存在一定风险。需要将岗位与角色进行对应,还需要充分考虑了不相容岗位的分离。将岗位与ERP权限角色紧密结合,实现权限随岗位的变动而自动调整,不相容的岗位不能分配给同一人,一旦确定了岗位,岗位成员只能具有该岗位相应的权限,岗位变动时原有岗位权限也随之自动取消。这样确保岗位职责的安全履行。

  3、全面预算控制

  将企业的整体目标分解为具体的控制项目和明确的控制标准,并落实到相应的责任单位或人。在经济业务发生时,系统自动将实际情况与预算目标比较,对不符合目标的业务操作进行否决或提请授权机构决策。例如,将预算执行与控制前移到源头部门,按照分专业全口径细化采购、费用、信用、投资等预算指标,实现分环节、分大类、分项目的分析与控制。只要超出预算,系统将自动不允许通过,保证预算控制的有效执行。

  (二)规范操作,履行事中监督

  在具体的经营业务之中,进行规范操作,从规范零售帐表册数据、线上线下相结合、金税集成等方式进行监督。

  1、规范加油站账表册管理,实现ERP与零售系统统一

  按照ERP零售数据导录摸板的标准要求,结合加油站电子账表册,对加油站销售数据实行采集口径、标准、时间“三统一”,避免不及时、不准确、不统一的问题,确保导入系统数据的真实、准确,实现了加油站信息数据向ERP系统的统一。

  2、线上管理与线下管理相结合,突出财务监督实效

  在做好ERP系统在线实时监管的同时,注重线下原始单据的审核、内控制度的落实、部门间的沟通协调、不同信息系统间的核对一致,防范经营风险,规范经营行为。对于ERP环境下的物流管理,更需要财务部门定期不定期地深入油库、加油站经营现场,盘点库存,核对损溢,及时发现和处理问题,将库存损溢管理作为财务部门现场监管的一项重要内容常抓不懈。

  3、实施金税系统无缝集成,规避财务风险

  如果ERP系统开票与金税系统开票相互独立,这样不仅客户等待时间长,而且存在系统数据与开票数据不一致的可能,存在税务风险。为规避以上风险,应全部业务采用金税系统集成开票功能,开票员按ERP销售流程出具系统发票后,系统自动根据是否开具增值税发票项目,将需要出具增值税专用发票的开票信息自动集成显示在金税开票系统界面,开票员即可完成发票打印、报废,并且可以拆分、合并出具发票,确保开票信息与业务交易内容完全一致,防止两个系统间普通发票和增值税发票重复开具问题,从而也规避增值税发票潜在的风险。

  4、及时审核集成数据,加强财务监督

  为加强风险管理,克服人的惰性,需要对网点资金到帐、库存价格异常、负库存等关键业务,主动进行线上审核。例如对物料模块的数据,主要是看各种物料的价格是否及时更新维护,每日的库存动态移动加权库存价格是否合理,收货的数量是否准确,发票校验的数量和价格是否和所开发票一致。如发现问题及时反馈到物料模块,进行相应的调整处理。

  (三)事后分析与考核,提升财务管理水平

  通过系统提供的丰富数据进行数据核对、风险评估、检查计划完成情况、检查制度执行情况,分析各项经济指标的完成情况,为以后的业务打下良好的基础。

  1、提高ERP应用分析水平,夯实财务监督基础

  目前,大多数财务人员对ERP系统的了解和运用都还处于初级阶段,只是能熟练操作相关业务,缺乏对报表、查询、分析管理及整体功能的了解,也就谈不上深化应用的问题。应持续开展ERP系统的后续培训,与“比学赶帮超”活动相结合,与实际工作需要相结合,建立完善相应的约束激励机制,培养一大批技术骨干,带动整体财务人员应用水平的提升,充分发挥ERP环境下财务管理的核心作用。

  2、完善ERP系统功能,拓展财务监督空间

  应不断开发ERP系统与其他业务信息系统的接口,整合信息资源,提高工作效率。例如与零售电子帐表册以及非油品海信系统的直接集成,以提高销售集成数据的准确性、及时性;与二次物流系统进行紧密集成,可以利用ERP系统库到站、库到库等发货信息,配置相应的库站运距、运价、承运车辆等基础信息,实现二次运费的自动结算,使运费结算效率大大提高,运费结算的及时性、准确性得到了保证。更有利于实现对二次物流优化的分析,充分挖掘二次运费的潜力。

  3、严格落实ERP考核,加强规范运行

  按照总部ERP达标检查的要求,根据公司的经营管理进行细化,开展季度或者年度的检查,并把检查评价结果作为年度绩效考核的依据之一,以促进ERP运用工作的深入开展。对检查发现的问题深入剖析,找原因,定措施,并整改落实

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